مركز التوثيق الملكي يطلق برنامج الفهرسة الإلكتروني

أطلق مركز التوثيق الملكي الأردني الهاشمي بمناسبة اليوم العالمي للأرشفة، اليوم الأحد، برنامج الفهرسة الإلكتروني كأول نظام مملوك بالكامل لمؤسسة حكومية أردنية معنية بالأرشفة.

وقال مدير المركز، الدكتور مهند المبيضين، إننا نهتم بالمركز في رفع مستوى الوعي لدى العاملين بقطاع الأرشفة في مختلف مؤسسات الدولة، ونهتم كذلك بأن تعطى القيادات في المؤسسات العامة والتي لها صلة بخدمة الجمهور، الأهمية الكبيرة للأرشفة والرقمنة بدون التعامل معها كمستودعات تخزينية فقط.

وبين أن ذلك يستدعي إعادة الوصف الوظيفي والمؤهل العلمي للقائمين عليها، والاستفادة من خريجي علم الحاسوب والمكتبات.

وأضاف أن الوثائق تعد ذاكرة الدولة وتاريخ الناس، ولابد من تعديل التشريعات لوقف عملية إتلاف الوثائق عند بعض المؤسسات، لذلك لابد أن ترتقي التشريعات بحيث تضمن حماية الوثائق، مؤكدا ضرورة تأهيل كوادرها لمعرفة التعامل معها، داعيا إلى إدخال ملف الوثائق والأرشيف للمناهج الدراسية والجامعية.

وبين مبيضين أن من الوثائق المهمة لدى المركز هي الوثائق العثمانية، التي تعود لما قبل عام 1870 والموجودة في دائرة الأراضي، وتم أرشفتها لصالح دائرة الأراضي، بما فيها من دفاتر أراضٍ وملكيات خاصة وسجلات ملكية خاصة بفلسطين والأردن.

"وقام المركز بترميمها وتخزينها ورقمنتها، ومنها كذلك وثائق قديمة كمخطوطات وردت من عدة دول، بإلاضافة لما تم جمعه من وثائق متصلة بتاريخ الناس ويوميات الدكاكين والبضاعة والأسعار التي توضح آلية التجارة وحجمها في ذلك الوقت، بالإضافة إلى بعض القيود والبرقيات وسجلات السجون والمحاكم والقضايا الشرعية والمذكرات الشخصية الغنية بوصف أحوال الناس والمجتمعات، والتوقيعات الأميرية والرسائل بين الملوك".

من جهته، قال مدير شركة السلسلة المتكاملة للخدمات المساندة، الدكتور أسامة الضمور، إن التحول الرقمي حاجة ملحة في كل مؤسسات الدولة، وهذا ما أكدته التوجيهات الملكية السامية، لأنه يعكس مدى تطور الدولة ومواكبة مؤسساتها وخدماتها للمعايير الدولة في التطور نحو التحول الرقمي.

وأضاف أن التحول الرقمي ينعكس إيجابا على مستوى أداء المؤسسات ومتلقي الخدمة، مشيرا إلى دعوة جلالة الملك عبد الله الثاني إلى الشراكة بين القطاع العام والخاص، لوضع إطار خاص للعلاقة التشاركية بينهما، بما ينعكس على المخرجات والخدمات في المؤسسات الوطنية.

وبين الضمور، أن مركز التوثيق الهاشمي يعد رمزا لأرشفة الوثائق الوطنية السياسية والتاريخية، ويعكس اسمه الدور التاريخي له في الأرشفة الوطنية للتاريخ المؤسسي والسياسي للأردن العزيز.

ودعا، الإدارات لتبني رؤية التحول الرقمي، مشيرا إلى أنهم على ضوء ذلك وقعوا مع إدارة مركز التوثيق الملكي عقدا لبناء هذا البرنامج الذي يلبي الاحتياجات الأرشيفية للمؤسسات، ويراعي البناء الكامل والشامل للحقوق الأرشيفية وطريقة تصنيفها بشكل يتلاءم مع المعايير الدولية للأرشفة.

وأكد الضمور أن هذا البرنامج يتيح الربط البيني بين المديريات والأقسام، وإعطاء الصلاحيات للمستخدمين، بحيث يستطيعون إدخال واسترجاع البيانات وربطها بالأرقام الفهرسية بطريقة تضمن سرية وأمن البيانات.

بدوره، قال مستشار التطوير وأنظمة تكنولوجيا المعلومات في المركز، الدكتور أحمد الحويطات، إننا نشهد حاليا ثورة تكنولوجية على المستوى العالمي، مما استدعى إنشاء المركز نظام أرشفة رقمي يؤرشف الوثائق للمحافظة على التراث الثقافي للدولة، والوصول للوثائق والحفاظ على قيمتها المعنوية وسهولة استخدامها.

من ناحيتها، أوضحت مديرة وحدة التطوير والبرمجة، مارلين العبيدالله، أن الوحدة تقوم بالعمل على الوثائق الرقمية، بعد أن يتم إجراء المعالجات الترميمية عليها من قبل وحدة الترميم، حيث يتم أرشفة هذه الوثائق إلكترونيًا بعد قراءتها وتصنيفها وفهرستها تبعًا لمحتواها، بما يضمن القدرة على استرجاعها بالشكل الصحيح والسريع.

وأشارت إلى أنهم يقومون بذلك مع مراعاة مستوى سرية الوثيقة عند عرضها واسترجاعها، حيث يمتلك المركز قاعدة بيانات ضخمة تحتوي على عدد هائل من الوثائق والمخطوطات والسجلات والكتب والخرائط والصور التي تتعلق بالدولة الأردنية والعائلة الهاشمية ومؤسسات الدولة.

وعن الترميم اليدوي، أوضحت فني الترميم آمنة الزبيدي، أن الترميم اليدوي هو المرحلة الأولى لترميم الوثيقة، حيث تعاني بعض الوثائق من إصابات بسبب المعادن أو الحشرات أو الغبار أو التآكل، فيقومون بمعالجتها لإعادة الشكل العام للوثيقة بطريقة يدوية يستخدمون فيها أدوات بسيطة كالفرشاة والمشرط وورق السليلوز وورق التدعيم الحراري لزيادة عمر الوثيقة.

وأشارت إلى أن الوثيقة تمر بعدة مراحل، هي التعقيم والتنظيف ثم الترميم ثم التدعيم الحراري ثم الحفظ وإعادتها إلى الجهة التي أرسلتها لهم، مبينة أن لكل وثيقة بطاقة ترميم يدوي تحتوي كل معلوماتها والمراحل التي مرت بها ونوع الترميم والشخص القائم عليها وغير ذلك.

أما عن الترميم الآلي، بين فني الترميم حمزة مشهور أنهم يقومون في هذه المرحلة بتعويض الأجزاء المفقودة في الوثيقة والتي لا يستطيع الترميم اليدوي معالجتها، كالثقوب الصغيرة، حيث توضع الوثيقة بالمياه المخلوطة بألياف السليلوز لسد هذه الثقوب، ثم كبسها وتجفيفها بأجهزة خاصة، مشيرا إلى أن مراحل المعالجة اليدوية والآلية بحاجة للحذر الشديد أثناء التعامل مع الوثيقة لمنع أي ضرر قد يلحق بها.(بترا)